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¿Cómo enviar un PDF firmado?

Las firmas digitales se pueden utilizar para autenticar los documentos y notificar a los beneficiarios de los cambios en el documento.

Los  certificados pueden ser suministrados por una entidad de certificación (facturado) o autofirmados (gratuitos).

En la práctica, estos certificados autofirmados no ofrecen al destinatario, una previsualización de la entidad del firmante. Sólo el firmante garantiza su certificado auto-firmado.

 

Para enviar un PDF firmado desde Open Line, deberá disponer de un certificado suministrado por una entidad de certificación o autofirmado (gratuito).

 

En el caso de no poseer un certificado suministrado por una entidad de certificación tiene la posibilidad de:

 

Sea cual sea el tipo de certificado, usted debe introducirlo en la aplicación de EBP para que pueda ser tenido en cuenta a la hora de enviar correo electrónico.

Únicamente puede asociar un certificado a la aplicación Open Line.

Configuración de un certificado en Open Line

Desde el menú Parámetros - empresa - General - Impresión y exportación, debe hacer clic en "Seleccionar un certificado". Se mostrará una pantalla con los certificados disponibles, selecciones el certificado deseado y haga clic en Aceptar.

Para validar la selección en la aplicación haga clic en aceptar y se cerrará la pantalla de parámetros - empresa.

Primer envío por email de un PDF firmado

Una vez seleccionado un documento haga clic en Enviar por mail, de la barra de tareas (lista de documentos) o la barra de herramientas (ficha documento).

Elija el formato "Fichero PDF firmado" y haga clic en Aceptar. Se mostrará entonces la pantalla de mensajes.

Una vez introducida la dirección del cliente e introducido el mensaje, haga clic en Enviar.

Recepción de un PDF firmado por el tercero

El tercero recibe el email y abre el documento adjunto.

Sobre la barra de navegación (a la izquierda) hay una pestaña de firmas, haga clic en ella.

El icono  indica que la firma de este fichero PDF es desconocida. Es necesario que el tercero apruebe esta firma.

 

Para ello deberá hacer clic sobre "Detalle del certificado...".

Se abrirá la pantalla "Datos detallados sobre los certificados". El tercero deberá hacer clic en la pestaña "Aprobación" (todas las opciones estarán indicadas con una cruz roja) después sobre el botón "Añadir las identidades aprobadas" y sobre aceptar sobre el mensaje de protección de Acrobat.

Se mostrará una pantalla sobre la importación de la configuración de contactos, el tercero encontrará junto con el asunto y el emisor el nombre del certificado. Debe hacer clic sobre "Utilizar este certificado como raíz aprobado" después "Documentos certificados y por último" en Aceptar para validar.

 

Si el tercero que recibió el correo electrónico, cierra el documento y lo abre de nuevo, la firma será válida.

Retornando sobre la pestaña "Firmas" está se mostrará como válida y se representará con el icono .

 

Los próximos documentos firmado y enviados a este mismo tercero serán validos y reconocidos directamente.

La manipulación de aprobación que se debe hacer en cada estación de trabajo capaz de recibir  documentos PDF firmados.

Estas manipulaciones también puede ser necesaria para los certificados emitidos por una autoridad de certificación.

Adobe indica que documentos PDF firmados mediante una banda azul resaltando la validez de la firma. Para ello al abrir el documento Adobe debería ser capaz de verificar la autenticidad del certificado emitido por una Entidad de Certificación recomendada por Adobe. 

Tenga en cuenta que el servidor proxy de su empresa, no impida este control.

Exportación de un PDF firmado desde una aplicación open line

Desde una pantalla de la aplicación Open line, haga clic en "Imprimir", mediante el botón "Impresión de la lista" de la barra de herramientas.

Sobre la pantalla de impresión debe filtrar el dato deseado y después hacer clic en "Exportar" y seleccione "Fichero PDF firmado".

Ahora de un "nombre al fichero . PDF" y regístrelo.

El fichero generado será firmado.


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