¿Cómo gestionar las fechas límite de caducidad?

El seguimiento de las fechas de caducidad propone dos modos de combinación el seguimiento por nº de serie o nº de lote:

• Ninguno

• Fecha de caducidad (FC):  el producto no debe ser consumido una vez sobrepasada esta fecha.

• Fecha de consumo preferente  (FCP): el producto es utilizable después de esta fecha, pero sus propiedades (sabor, color, textura...) pueden haberse visto degradadas.

Acceso al seguimiento por fecha límite

El seguimiento es activado a partir del menú Parámetros - Empresa- Funcionalidades disponibles (serie o/Y lotes de caducidad).

Configuración

En el menú Parámetros - Empresa - Seguimiento por fecha límite las opciones disponibles son:

El menú Fechas de caducidad tiene las siguientes opciones:

• Control de entrada

• Control de salida

• Autorizar la atribución automática de las fechas superadas en salida

El menú Fechas de consumo preferente tiene las siguientes opciones:

• Control de entrada

• Control de salida

• Autorizar la atribución automática de las fechas superadas en salida

Estas opciones permiten definir varios avisos que indican que un nº de serie/lote ha sobrepasado su fecha límite que se emitirán durante la realización de las operaciones de entrada o salida de stock desde los documentos. Este control utiliza la fecha del documento como fecha de referencia.

El comportamiento de estas alertar puede ser configurado independientemente para las FC y las FCP. Los controles son activados por defecto.

Para los documentos de stock que aceptan una fecha de fin de tránsito, esta última (si esta definida) será utilizadapara controlar las fechas límites sobre el almacén de destino.

Es posible permitir la atribución automática de nº de serie/lote  en las que la fecha límite se ha sobrepasado en los documentos en los que estos artículos van a salir del stock. Esta opción está desactivada por defecto.

También podrá desde el menú Parámetros-Empresa-documentos de stock puede elegir la descripción que será seleccionada automáticamente en las salidas de stock caducadas.

Ficha artículo

El seguimiento por fecha límite se configura sobre cada artículo y está disponible tanto para los seguimientos por nº de serie como  por nº de lote.

Además del modo , existen otros 3 datos que permiten definir este seguimiento:

• Seguimiento permite definir el modo de la fecha límite

1. - Ninguno
2. - Fecha de caducidad
3. - Fecha de consumo preferente

• Tiempo de vida (días) se refiere a los compuestos de fabricación y permite proponer una fecha límite por defecto en la fabricación añadiendo este tiempo a las fecha del documento.

• Salida del stock permite precisa un plazo de seguridad o de gracia:

1. - Antes de la fecha límite: el número de serie/lote será propuesto para salir del stock X días antes de la fecha límite
2. -Después de la fecha límite: el número de serie/lote será propuesto para salir del stock hasta X días después de la fecha límite ( únicamente es válido para los artículos con FCP)

El seguimiento por fecha límite no puede ser modificado una vez que el artículo tiene un histórico.

El detalle del stock  por n° de serie/lote muestra el plazo, así como la fecha de salida calculada a partir del plazo de salida de las existencias. Los n° de serie/lote son clasificados por orden creciente de los plazos.

Ficha familia artículo

La ficha familia artículo permite definir el seguimiento por fecha límite y el modo de salida del stock bajo el mismo principio de la ficha artículo.

Estos datos pueden ser repercutidos sobre las fichas artículos cuando se asocia la familia a la ficha artículo o cuando se registren las modificaciones de la ficha artículo.

Almacén

En la pestaña Artículo, la columna fecha límite es mostrado en el detalle de un artículo serializado/lote

Documentos

La fecha límite aparecerá de forma conjunta con los nº de serie/lote sobre los documentos que producen movimientos de stock. Se verán mensajes de advertencia sobre las fechas límite según la configuración realizada.

Los documentos sin incidencia sobre el stock actual (presupuestos, pedidos, órdenes de fabricación, transferencia y desmontajes) no poseen la tabla de introducción en los artículos de la "fecha límite"

Existen 4 comportamientos principales a considerar:

Documentos que efectúan una entrada en stock

La fecha límite debe ser introducida al mismo tiempo que el nº de serie/lote o directamente sobre la línea artículo o desde la ventana de reparto.

Desde la ventana de reparto el botón "Copiar la fecha" facilita la introducción y copia de la fecha en la línea en curso sobre las fichas siguiente si hay varios nº de serie/lote con la misma fecha.

Si el nº de serie/lote es conocido, la fecha límite será recuperada automáticamente. Un nº de serie/lote podrá tener una sola fecha límite.

Documentos que efectúan una salida en stock

La fecha límite será sistemáticamente recuperada al seleccionar (desdea línea artículo o desde la ventana de reparto) los nº de serie/lote y no será modificable.

La atribución automática seleccionará los n° de serie/lote en el orden creciente de los plazos.

Si el nº de serie/lote es conocido, la fecha límite será recuperada automáticamente. Un nº de serie/lote podrá tener una sola fecha límite.

Según la configuración, las fechas límite sobrepasadas podrán ser ignoradas o permitidas en la atribución automática.

Inventario

El asistente de reparto de un inventario permite actualizar automáticamente a 0 el nuevo stock de los nº de serie/lote sobrepasados. La diferencia será atribuida al justificante elegido en los parámetros de la empresa

Las casillas a activar permiten esta funcionalidad:

• Actualizar a 0 el stock de los nº de serie/lote en los que la fecha de caducidad se ha sobrepasado

• Actualizar a 0 el stock de los nº de serie/lote en los que la fecha de consumo preferente se ha sobrepasado

Para los nº de serie/lote conocidos, la fecha límite será automáticamente recuperado y no serán modificables.

Para los nº de serie/lote añadidos en introducción, la fecha límite es obligatorio.

Albaranes de transferencia

Para los albaranes de transferencia el comportamiento es el mismo que para las salida. la fecha límite será seleccionada al mismo tiempo que el nº de serie/lote y restará el mismo en el almacén de destino.

Reaprovisionamiento

El asistente de reaprovisionamiento permite tener en cuenta las fechas límite sobrepasadas para determinar el stock de referencia con las ayuda de las casillas a activar:

• Deducir las cantidades donde la fecha de consumo preferente se ha sobrepasado

• Deducir las cantidades donde la fecha de caducidad se ha sobrepasado

Otros documentos

En funcionalidades listadas a continuación las columnas "Fecha límite" y "Tipo de fecha límite" también están presentes:

• Movimientos de stock

• Trazabilidad nº de serie/lote

• Histórico cliente por artículo

• Histórico proveedor por artículo

Consulta de las fechas limite

la consulta de fechas limite estás disponible desde el menú Artículos/stock-Artículos-Fechas limite.

Por defecto, está pantalla lista los número de serie en los que la fecha e salida se ha sobrepasado en la fecha del día.

Es posible modificar la fecha límite de referencia para poder tener une ejemplo anticipado de las caducidades.

Se puede también usar la fecha límite real (fuera del plazo de salida).

Por último, es posible afinarl el filtro por artículos, proveedores, almacenes y localizaciones.

Tiene disponibles varias acciones en esta ventana:

• Crear un orden de salida: la aplicación creará una orden de salida con todos los Nº de serie/lote listados en la pantalla. Las cantidades serán automáticamente asociadas a la justificación definidas para las caducidades.

• Crear una orden de salida para la selección: idéntico al anterior pero seleccionadas por el usuario.

• Visualizar el artículo: abre la ficha del artículo correspondiente a la línea seleccionada.

• Visualizar el proveedor: abre la ficha del proveedor principal correspondiente a la línea seleccionada.

Impresiones

Mediante el menú Artículos/Stock-Impresiones-Artículos,  desde la categoría Fechas limite" puede imprimir la lista de los artículos con una fecha de caducidad en función de los diferentes criterios.

Panel resumen

El panel resumen permite igualmente visualizar un seguimiento por fecha límite repartido en dos zonas:

• Los nº de serie/lote en los que la fecha de salida se ha sobrepasado,

• Los nº de serie/lote en los que la fecha de salida serán sobrepasado en menos de X días.

Es posible configurar la selección de visualizar o no estas dos zonas. El plazo de la segunda puede ser igualmente configurable.