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Cómo transferir un documento de venta

La transferencia de documentos sirve para transformar un documento inicial en otro tipo de documento

El documento inicial no puede ser modificado ni eliminarse.

Un documento no puede transferirse más que una sola vez.

Una transferencia permite realizar un único nuevo documento para un documento inicial. Si desea incluir varios documentos en uno sólo debe realizar la agrupación.

Si el tercero seleccionado sobre un Presupuesto es un prospectado en el momento de transferir el presupuesto a un documento superior el prospectado pasará automáticamente a ser cliente

Preparación de la transferencia

Para realizar la transferencia, deben indicar la lista de los documentos, desde el menú de navegación Ventas / Todos(o también desde el menú Ventas, Documentos de venta, Todos.

 

A continuación, debe seleccionar el documento inicial y pulsar sobre el botón transferir en la barra de tarea situada sobre la barra de navegación a la izquierda.

Tiene la posibilidad de seleccionar varios documentos del mismo tipo y a continuación realizar la transferencia

Ventana de transferencia

La ventana de transferencia muestra, en el encabezado, el tipo de documento que desean tranasferir.

Si se transfiere un único documento, se indicará también su número.

 

La transferencia de documento permite elegir :

 

  • La fecha del/os documento/s a generar.

Por defecto se propone la fecha del sistema.

Si la fecha es inferior a la del último documento generado entonces mostrará un mensaje de advertencia, si confirma el documento se creará un registros en el diario de eventos-

 

  • El tipo de documento que va a generar

Los documentos propuestos varían en función del documento seleccionado, y en función de las transferencias anteriores

- El presupuesto puede transferirse en factura.

- El presupuesto de compra puede transferirse en factura.

- El pedido puede transferirse en albarán de (compra/venta) o factura

- El albarán de compra/venta puede ser transferido en orden de devolución o factura

- La orden de devolución puede ser transferida en abono

- La factura puede ser transferida en factura rectificativa. Es necesario espeficar los siguientes datos:

  • Causa de la rectificación la cual debe aparecer impresa en su documento.

  • Motivo de rectificación

  • Tipo:Complementaria (complementa la información de la factura origen) o Sustitutiva (reemplaza a la factura origen por le total de la factura).       

- La factura de anticipo puede ser transferida en abono de anticipo.

  • Forzar la serie del documento a generar. Si no se indica ninguna el documento se creará la establecida como por defecto en las opciones del programa

 

  • la opción de cálculo de las divisas

Esta parte es visible solamente si está activada la gestión de multi-divisas parámetros/empresa/funcionalidades disponibles :

  • Divisa : muestra la divisa del/de los documento/os donde la divisa es común

  • Modo de calculo de la divisa : permite indicar en qué sentido el documento generado debe recalcularse:

Recalcular el importe en Euros (puede generar un descuento) : recalcula el importe en euros del documento generado a partir del valor en curso indicado en el asistente;

Recalcular el importe en divisa: recalcula el importe en divisa del documento generado a partir del valor en curso indicado en el asistente

Recalcular el valor en curso de la divisa: recalcula el valor en curso a partir de los importes euros y divisas. (El campo ”r;valor en curso  de la divisa” no está presente en ese caso).

  • Valor en curso de la divisa : el valor en curso recuperado por defecto es el de la ficha divisa. Permite recalcular el importe (euro o divisa según el método de cálculo)

Para documentos con otros impuestos, la transferencia de documentos sólo recalcula el curso (de los importes que no son modificables)

 

  • No añadir información del documento de origen

Esta opción permite no mostrar la línea de texto que hace referencia al documento de origen en el nuevo documento.

Ejemplo de línea de texto. "Transferido del: Presupuesto Nº PR00001 del 20/07/2012"

 

  • La apertura del documento generado después de la transferencia.

La selección o no de esta casilla es definida por defecto en las  opciones/parámetros. Es igualmente modificable en el momento de la transferencia..

 

Una vez seleccionados los parámetros presione el botón comenzar para realizar el proceso.

 

Al finalizar el proceso, visualizará los n° de los documentos transferidos y los n° de los documentos generados y se le informará del número de transferencias efectuadas sobre el número de transferencias pedidas.

Consecuencias de la transferencia

A raíz del Cierre de la ventana de transferencia (botón cerrar), se le mostrará un mensaje que le pregunta si desea abrir los documentos generados

El documento inicial no podrá entonces ser modificado, ni suprimido

La transferencia de un presupuesto en otro tipo de documento pasa el presupuesto en estado ”r;Aceptado

En la pestaña Detalle del documento;

Los documentos generados implican:

  •  integración de la información del documento de origen.

  •  la generación de la 1ª línea del cuerpo con referencia del documento de origen.

 

 

La transferencia de algunos documentos requiere un complemento de introducción para precisar los  n° de serie/lote a mover. Se refiere a los presupuestos (compra y venta) pedidos (compra o venta), así como los órdenes de fabricación, despiece y transferencia.

Durante la operación, la ventana  "Introducción de los n° de serie/lote" aparecerá para cada documento generado en caso necesario.

Si el usuario cancela la introducción de esta ventana se cancelará la transferencia.

En la pestaña Vencimientos

La transferencia de un Presupuestoen Factura genera al menos una línea de vencimiento  en la pestaña vencimientos de la factura.

Si se indicó una forma de pago en el documento de origen, será tenida en cuenta en la nueva factura y se calcularán los vencimientos en función de ella.

 

La pestaña Anticipo

El o los documentos generados por la transferencia pueden contener facturas de anticipo vinculadas al documento de origen

Los anticipo se encuentran pues vinculadas a la vez con los documentos generados pero también con los documentos de origen

El importe total de los antcipos se muestra entonces en el campo ”r;Anticipo anterior” del pie del documento generado.

Si se transfiere una factura a abono, el documento anticipo vinculado a la factura no se tiene en cuenta sobre el abono generado.


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