Cómo agrupar Albaranes en factura

Acceso : Operaciones - Agrupar los documentos

La agrupación de documentos permite generar un nuevo documento para N documentos seleccionados.

Se opone a la Transferencia donde se genera un nuevo documento para un documento seleccionado.

Es posible agrupar N documentos entre ellos siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• Mismo tipo de documento,

• Mismo código cliente ,

• Mismo tratamiento,

• Mismo nombre de cliente ,

• Misma dirección de facturación,

• Misma dirección de entrega,

• Mismos tipos de IVA sobre los gastos de portes ,

Si hay gastos de portes en los n documentos seleccionados para el cliente  , es necesario que el tipo de IVA aplicado sea el mismo sobre todos los documentos.

• Mismo descuento en el pie del documento,

• Misma forma de pago.

El número de Tipos de IVA en el cuerpo del documento final será como máximo de 6. Antes de toda agrupación, compruebe este dato.

Si el tercero seleccionado sobre los Albaranes a agrupar es un prospectado, al agrupar los Albaranes en un documento superior, el prospectado pasa automáticamente a cliente.

Preparación de la agrupación de documentos

Desde la lista de los documentos

Para realizar la reagrupación de documentos, debe visualizar la lista de documentos, desde el menú de navegación Ventas/todos (o también desde el menú Ventas, Documentos de venta, todos o Compras - Documentos de compra todos.

Desde la barra de navegación

Para realizar la agrupación de documentos, debe acceder al menú de navegación "Operaciones" y después seleccionar la opción "Agrupar los documentos".

Ventana de agrupación

La agrupación se realiza mediante un asistente.

Utilice los botones de siguiente y anterior para avanzar o retroceder entre las diferentes etapas del mismo.

El asistente de agrupación se presenta de una manera simplificada desde la lista de los documentos. No contiene la etapa de los criterios de selección (etapa 3)

1ª etapa: Bienvenido...

 ...en el asistente de agrupación de los documentos.

Presione el botón Siguiente, para proseguir la parametrización de la agrupación.

2ª etapa: Criterios de selección de los documentos a agrupar

En esta etapa, deben seleccionar el tipo de documento, la fecha y el/los cliente(s)

No es obligatoria, si no indican a período y/o cliente, se tendrán todos en cuenta.

Presione el botón Siguiente, para proseguir la parametrización de la agrupación.

3ª etapa: Visualización de los documentos a agrupar

Esta etapa permite visualizar los documentos seleccionados a agruparse en la lista de los documentos o los documentos resultados de los criterios de selección establecidos anteriormente.

Tiene la posibilidad de modificar esta selección :

• Desmarcando la casilla de la línea del documento que no desean ;
• Haciendo clic en anterior para cambiar los criterios de selección (si la agrupación ha sido generada desde las acciones).

Debe seleccionar al menos 2 documentos para poder agrupar

4ª etapa : Selección del documento a generar

Esta etapa le permite elegir:

• el Tipo  de documento que quiere generar..

• la fecha del/os documeto(s) a generar.

Por defecto, la fecha propuesta es la del sistema.

Si la fecha es inferior a la del último documento generado entonces se mostrará un mensaje de advertencia. Si confirma la creación del documento, se generará una línea en el diario de eventos.

• Divisa :

Esta parte es visible solamente si la gestión de multidivisas está activada en  parámetros/empresa

Muestra la divisa o divisas comunes en los documentos.

• Agrupar los artículos

Permite generar una única línea para un artículo A a partir de las N líneas del artículo A presentes en los documentos seleccionados.

Esta agrupación es posible siempre que se cumplan las siguiente coincidencias :

• Código,

• Descripción,

• Precio unitario bruto,

• Importe del descuento,

• Tipos de IVA,

• Unidad.

• Copiar las líneas de texto

Esta opción permite volver a copiar en el documento generado, todas las líneas de tipo "Texto" provenientes de cada documento origen.

• Generar un subtotal por documento

La selección de esta opción hace inaccesible la selección de la opción ”Reagrupar los artículos" .

Esta opción permite generar para cada documento seleccionado en la agrupación, una línea de tipo Subtotal importe neto sin IVA con el formato texto " Subtotal Pedido nº PE00023 del 21 de Octubre de 2016", a continuación de las líneas pertenecientes al documento.

• No añadir información del documento de origen

Esta opción permite no mostrar la línea de texto que hace referencia al documento de origen en el nuevo documento.

Ejemplo de línea de texto. "Transferido del: Pedido Nº PE00029 del 14/04/2016"

• Ignorar la verificación de la dirección

Esta opción permite agrupar 2 documentos para un mismo cliente aunque los documentos tengan  direcciones de facturación diferentes

Se tomará como dirección sobre el documento generado la dirección del primer documento seleccionado para la agrupación.

• Opción de cálculo de divisas

Esta parte es visible solamente si la gestión de multidivisas está activada en  parámetros/empresa:

• Modo de cálculo de la divisa : permite indicar en qué sentido el documento generado debe recalcularse: - Recalcular el importe en Euros (puede generar un descuento) : recalcula el importe en euros del documento generado a partir del valor en curso indicado en el asistente;- Recalcular el importe en divisa: recalcula el importe en divisa del documento generado a partir del valor en curso indicado en el asistente- Recalcular el valor en curso de la divisa: recalcula el valor en curso a partir de los importes euros y divisas. (El campo ”r;valor en curso  de la divisa” no está presente en ese caso).

• Valor en curso de la divisa : el valor en curso recuperado por defecto es el de la ficha divisa. Permite recalcular el importe (euro o divisa según el método de cálculo)

Para documentos con otros impuestos, la transferencia de documentos sólo recalcula el curso (de los importes que no son modificables)

Lanzar la agrupación

Para lanzar la agrupación, haga clic en siguiente  y después en Comenzar

Durante el proceso, se visualiza si los documentos del/de los cliente/s seleccionado/s se agrupan con éxito o fracaso, así como el estado del proceso terminado o fallado.

En este último caso, tiene la posibilidad de presionar el icono fallado para visualizar las razones del fracaso del proceso.

Consecuencias de la agrupación

Al cerrar una ventana de agrupación (botón Cerrar), se le pedirá mediante un mensaje si quiere abrir el/los documento/s generados.

La agrupación de varios documentos requiere un complemento de introducción para precisar los n° de serie/lote a mover. Se refiere a los presupuestos (compra y venta) y pedidos (compra o venta).

Durante la operación, la ventana  "Introducción de los n° de serie/lote" aparecerá para cada documento generado en caso necesario.

Si el usuario cancela la introducción de esta ventana se cancelará la transferencia.

Un documento agrupado no puede ser modificado, ni transferido ni eliminado.

La agrupación de varios presupuesto en uno pasa el estado de estos a "Aceptado" (ni modificable, ni eliminable).

Si entre los documentos a agruparse, hay por ejemplo, 1 del cliente A y varios para el B, los documentos generados serán:

- Un documento para el cliente A

- Tantos documentos que cumplan las condiciones de agrupación para el cliente B (ver encabezado de esta página)

En la pestaña detalle de los documentos....

Según las opciones seleccionadas, los documentos generados implican:

• todas las líneas de cada documento de origen (ninguna opción seleccionada),

• una línea por artículo hecho referencia en cada documento (agrupar los artículos),

• todas las líneas de texto de todos los documentos agrupados (copiar las líneas de texto).

Para cada documento agrupado con la opción ”r;generar un subtotal por documento”, tendrá:

• en 1er lugar un línea de referencia del documento de origen

• los artículos del documento de origen,

• un subtotal por documento.